Jetzt brauchen wir nur noch Dich als Head of Office (m/w/d), um uns dabei zu helfen, für all das die Voraussetzungen zu schaffen. Denn jemand muss sich darum kümmern, dass alle gern und gut miteinander arbeiten können, egal ob von zuhause, unterwegs oder in unserem Büro mitten in der Hamburger Innenstadt. In deiner Funktion wirst du das Power House, was es braucht, damit unsere Berater*innen, Analyst*innen möglichst wirkungsvoll mit unseren Kunden arbeiten können.

Hier ein Einblick, was das bedeutet und was wir dafür von dir erwarten: Du betreust unseren Empfang und die Telefonzentrale und sorgst als zentrale Kontaktperson für einen authentischen ersten Eindruck von unserem Team inkl. Begrüßung und Bewirtung unserer Gäste vor Ort.

  • Als Seele, Stimme und Gesicht der Dwight Cribb Personalberatung, ganz gleich ob im Büro, per Video oder der Telefonzentrale, freust du dich über jeden Kontakt mit Menschen, und wirkst durch dein lässig-professionelles Auftreten und eine positive, verbindliche Art gewinnend auf dein Umfeld. Dich zeichnen dabei Freude, Neugierde und Angstfreiheit in der Kommunikation in Deutsch und Englisch, in Wort und Schrift aus. 
  • Denn auch mit den persönlichen Assistenzen unserer Kunden organisierst du Telefonate und Treffen mit Entscheider*innen auf Kundenseite und unserer Geschäftsführung.  
  • Für Anlässe wie Geburtstage oder Feierlichkeiten im Team oder bei Partnern unserer Firma organisierst Du kleine Aufmerksamkeiten und sorgst auch sonst dafür, dass sich jeder, der mit uns Kontakt hat, auf Anhieb bei uns gesehen und willkommen fühlt. 
  • Du verantwortest alle Belange rund um die Beschaffung von Büromaterial, Bestellungen und Einkäufen und stellst so sicher, dass alle haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein. 
  • Du bist verantwortlich für die Korrespondenz und Steuerung von Dienstleister*innen im Bereich Office-Management, also z.B. die Reinigungsfirma und IT. 
  • Du kümmerst Dich um die administrative Bearbeitung der Rechnungen und Belege der Finanzbuchhaltung (= vorbereitende Buchhaltung) inklusive Beleganforderungen im Team und bei Partnern und allem, was dazu gehört. Ja, wir wissen, dass das nicht das schönste Thema ist, muss aber auch gut gemacht werden. 
  • Als Koordinationsprofi unterstützt Du unsere Kolleg*innen bei Reisebuchungen und -abrechnungen, sodass das Team immer mit Freude dort hinkommt, wo es gebraucht wird. Und natürlich auch wieder zurück! Du unterstützt bei der Terminkoordination in den Projekten. 
  • Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Terminen im Büro sowie von uns durchgeführten Veranstaltungen wie Konferenzen oder geschlossenen Essensveranstaltungen. 
  • Du bereitest Dokumente vor, die wir für Kunden erarbeiten, und liest diese auch gern final Korrektur. 

 

Damit wir dir diese Aufgaben mit gutem Gefühl und viel Vertrauen geben können, gehen wir davon aus, dass du folgendes mitbringst:

  • Du verfügst über eine mit guten Noten abgeschlossene kaufmännischen Ausbildung oder ähnliches mit guten Referenzen und hast schon Erfahrungen im (Team-)Assistenz- oder Hospitality-Bereich, im Office Management oder einer vergleichbaren Position. 
  • Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig, denkst vorausschauend sowie lösungsorientiert, hast ein Auge fürs Detail und das wirklich Wichtige und keine Hemmungen zu fragen, wenn du Hilfe möchtest oder unsicher bist. Eigenständiges Arbeiten ist etwas anderes als einsames Arbeiten. Eigenständigkeit ist gut, Einsamkeit doof. 
  • Du bist ausgleichend in deiner Art und absolut verschwiegen, Klatsch & Tratsch sind nicht Teil des Stellenprofils. 
  • Die gängigen Office-Anwendungen und Tools wie Microsoft Office beherrschst Du mit links und hast auch keine Scheu davor, Dich in neue Programme einzuarbeiten. 

 

Und wenn dies alles auf dich zutrifft und du dir vorstellen kannst, die oben beschriebenen Aufgaben mit Freude anzunehmen und sehr gut zu bearbeiten, dann bieten wir dir das hier:

  • Teilzeit-Option, 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gehalt zzgl. Bonus
  • Ein modernes Büro mit allen Annehmlichkeiten inkl. Laptop und Arbeiten von außerhalb des Büros in Abhängigkeit zum Besucheraufkommen im Büro.
  • Offene Kommunikation, Transparenz und regelmäßiges aktives Arbeiten an unserer Kultur und unseren Firmenwerten in einem vielfältigen Spitzenteam, in dem alle gemeinsam erfolgreich sein wollen.
  • Persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten, passend zu Vorbildung und Entwicklungsinteressen.

 

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