Die Corona-Krise war gefühlt von jetzt auf gleich da. Wie habt ihr im Recruiting darauf reagiert und wie habt ihr eure Recruiting-Prozesse umgestellt?

Wir verfolgen über alle Fachbereiche hinweg einen 2-stufigen Kennlern-Prozess, ausgenommen davon sind nur Positionen für Werkstudenten. Unter normalen Umständen erfolgt das erste Kennenlernen mit Fachbereichsvertretern und HR, das dürfte nicht weiter überraschen. Im zweiten Termin bearbeitet der/die KandidatIn einen Case vor einem erweiterten Kollegenkreis und hatte darüber hinaus bisher die Möglichkeit, bei einem Kaffee in einer unserer schönen Küchen in relaxter Atmosphäre zukünftige, potenzielle Kollegen kennen zu lernen.

Aktuell profitieren wir bei der Parship Group besonders davon, dass wir bereits im vergangenen Jahr Company-weit Microsoft Teams eingeführt haben und die Nutzung dieses Tools allen Kollegen vertraut ist. Kulturell gesehen sind Video-Gespräche also für uns nichts Neues mehr, was in der jetzigen Situation mit Sicherheit ein Vorteil ist.

Denn den eigentlichen Kennlern-Prozess ab dem Interview haben wir gar nicht umstellen müssen. Bewerber erhalten von uns eine Termineinladung, anstelle eines vor-Ort Termins in unserem Headquarter am Speersort in Hamburg Wir führen die Gespräche wie sonst auch durch, allerdings digital und mit ein wenig mehr Zeit zum „warm werden“ in der Situation.

Es macht durchaus einen Unterschied, ob man ggf. schon ein paar Minuten am Empfang sitzt und das rege Treiben bei uns im Office erlebt, dann abgeholt wird, ein wenig plaudert, schließlich im Konferenzraum ankommt und dann das eigentliche Interview anfängt. Oder ob man eben einen „Kaltstart“ vor dem eigenen Laptop hat. Aber eine Case-Bearbeitung mit anschließender Präsentation lässt sich per Screen-Sharing ebenso optimal umsetzen wie ein Team-Coffee – auch digital lässt es sich super zusammen einen Kaffee trinken.

Wir finalisieren zudem derzeit noch eine digitale Office-Tour, dies sogar für unterschiedliche Bereiche. Keiner von uns weiß, wie lange wir noch in dieser Situation, aus dem Homeoffice heraus, arbeiten müssen. Gleichzeitig möchten wir unseren Bewerbern trotzdem einen umfassenden Einblick von uns als Arbeitgeber verschaffen. Dazu gehört nicht zuletzt auch, das potenziell zukünftige Büro von innen zu sehen. Zwar war der/die BewerberIn noch nie vor Ort, bekommt aber trotzdem einen ersten Eindruck vom künftigen Arbeitsplatz.

Was wir tatsächlich angepasst haben, sind die Prozessschritte vor dem Kennenlernen. Wir haben unsere Ansprache im Active Sourcing dahingehend überarbeitet, dass wir direkt kommunizieren, wie wir mit den Herausforderungen im Hinblick auf Corona umgehen und wie der Recruitingprozess nun gestaltet ist. Darüber hinaus sorgen wir dafür, dass man auf unseren unterschiedlichen Recruiting-Kanälen direkt versteht, dass wir 1. weiter rekrutieren und 2. einen digitalen Prozess für den Bewerber abbilden können. Hierfür haben wir Anpassungen an unseren Stellenausschreibungen vorgenommen und bei einschlägigen Stellenportalen z. B. an erster Stelle ein Statement zu Corona eingefügt. Zudem haben wir auf Linkedin und Xing aktiv mit entsprechenden Visual Statements kommuniziert. Wir sind davon überzeugt, dass ein ganzheitlicher Ansatz innerhalb der „Applicant-Journey“ gerade jetzt ausschlaggebend ist, um den Bewerbern Sicherheit zu geben und unser Recruiting auch in dieser Krise erfolgreich fortzuführen.

Der erste Tag ist für neue Kollegen, egal auf welchem Level, immer etwas Besonderes. Auch dies ist aktuell nicht, wie bislang gewohnt, möglich. Wie gestaltet ihr euer Onboarding aktuell?

Nun, an erster Stelle steht natürlich, dass die neuen Kollegen arbeitsfähig sind – also, dass ihnen passende Hardware zur Verfügung steht. Wir versorgen sie mit zuvor eingerichteten Geräten per Kurier. Je nachdem, welches der betreffende Fachbereich ist, kann das schon einmal ein umfassendes Paket sein: Laptop, Tastatur, Maus, zusätzlicher Bildschirm, Headset. Darüber hinaus erhalten unsere neuen Kollegen auch jetzt schon ihr Starter-Set, ein kleines Überraschungspaket mit Company-Goodies, um sich gleich als ein Teil unseres Teams zu fühlen. Des Weiteren, und das ist neu, versorgen wir sie mit einer Anleitung, wie sie sich von Zuhause aus in unserem virtuellen Netzwerk anmelden können. Ebenfalls neu ist, dass wir mit jedem neuen Kollegen vor dem eigentlichen Start einen Video-Call mit dem zukünftigen Vorgesetzten und dem Ansprechpartner aus dem HR-Team machen. Zum einen wollen wir prüfen, ob Hard- und Software entsprechend laufen, zum anderen möchten wir den/die neue/n Kollegen/Kollegin individuell, in der für alle neuen Situation, inhaltlich abholen.

Ansonsten versuchen wir unseren bisherigen Onboarding-Prozess wie bisher abzubilden und das Feedback unserer Neustarter aus Mitte März und Anfang April ist bislang sehr positiv. Der Onboarding-Prozess bei der Parship Group läuft sehr strukturiert und auf die Fachbereiche abgestimmt ab. Wir unterscheiden hier zwischen einem generellen, zentral-gesteuerten Onboarding, welches z.B. identische Trainings und Events innerhalb der Probezeit für alle neuen Kollegen beinhaltet, und einem Fachbereichs-gesteuerten Onboarding. Die Anteile des zentral-gesteuerten Onboardings können wir zu einem großen Teil auch digital, dann per Screen-Sharing, abbilden. Ähnlich handhaben es die Fachbereiche. Dies funktioniert gut.

Ergänzend zu diesen eher organisatorischen und technischen Themen stellt sich für uns viel mehr die Frage, wie wir ein kulturelles Onboarding sicherstellen können, also wie wir dafür Sorge tragen können, dass neue Kollegen auch emotional bei uns ankommen und sich als Teil des Teams fühlen. Hier probieren wir uns zum Teil noch aus, haben bislang aber auch gute Erfahrungen gemacht mit dem Versuch, diese entsprechenden Elemente im Onboarding auch digital umzusetzen. Newbie-Lunches, Mentoren-Mittagessen, Feedback-Gespräche bei einem Kaffee, gemeinsame Trainings – all das geht auch digital. Vielleicht ist die Vorstellung, dass ich mich mit einem neuen Kollegen in meinem Team virtuell verabrede, um ein gemeinsames Mittagessen zu haben, zunächst befremdlich. Aber wenn man es einmal ausprobiert hat, merkt man, wie gut es funktionieren kann.

Wir haben in unserem HR-Team ein regelmäßiges Team-Lunch und führen es auch digital weiter. Natürlich ist die Atmosphäre eine andere, aber es tut gut, zusammenzukommen und auch mal andere, eher private Themen zu besprechen. Und man würde sich wundern, wie schnell ein Ranking für das tollste Mittagessen entsteht.

Gibt es – sowohl aufs Recruiting als auch aufs Onboarding bezogen – Aspekte, die ihr auch nach überstandener Krise beibehaltet?

Das werden wir uns ansehen, wenn es so weit ist und wir ausreichend Erfahrung von unterschiedlichsten Stakeholdern sammeln konnten. Wir haben auch vorher schon auf Wunsch von Bewerbern ein erstes Kennenlernen digital abgebildet, das führen wir bei Bedarf natürlich weiter. Was wir uns aber sicherlich beibehalten werden ist die Erinnerung, dass wir in dieser Situation als Team, über alle Fachbereiche hinweg, eine tolle Arbeit leisten und trotz der herausfordernden Situation, in der wir uns alle privat wie beruflich bewegen, den Spaß bei der Arbeit nicht verlieren.

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Ratepay – Franziska Köhler und Nadine Wortmeier
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