Die Corona-Krise war gefühlt von jetzt auf gleich da. Wie habt ihr im Recruiting darauf reagiert und wie habt ihr eure Recruiting-Prozesse umgestellt?

Wir haben unseren Recruitingprozess vom ersten Interview, zum Fachgespräch bis hin zum Praxistag komplett virtuell umgestellt und wo nötig angepasst. Ob uns das vor Herausforderungen stellt? Absolut! Denn was uns ganz entscheidend ausmacht, ist unser Trusted Shops Spirit: Wir halten zusammen, sind ehrlich zueinander, arbeiten auf Augenhöhe, haben viel Spaß und geben alles, um Trusted Shops weiter voranzubringen.

Genau deshalb ist es für uns neben der fachlichen Eignung neuer Kolleginnen und Kollegen besonders wichtig, dass sie sich bei uns und in ihrem neuen Team wohlfühlen. Denn nur dann kann sich jede*r Einzelne verwirklichen und wachsen. Diesen Spirit virtuell rüberzubringen, den man sonst vielleicht beim Gang über den Flur mitbekommt oder beim Mittagessen mit den neuen Kollegen*innen, ist extrem schwierig. Wir versuchen das zu lösen, indem wir uns die Herausforderung bewusst machen. Unsere Recruiter sind von je her darauf geschult, den jeweiligen Job authentisch und mit Charme unseren Kandidaten*innen zu spiegeln. Hierbei war und ist es wichtig, keine falschen Versprechungen zu machen. Diese Ehrlichkeit gepaart mit der üblichen Authentizität und Lockerheit in den ersten Gesprächen erweisen sich bislang als sehr erfolgreich und gute virtuelle Eisbrecher.

Wir lernen jeden Tag mehr über das virtuelle Recruiting und haben selbstverständlich auch Prozesse angepasst und teilweise verkürzt. Vor dem Praxistag zum Beispiel erhalten Kandidatinnen und Kandidaten neben einer Agenda auch eine Aufgabenstellung, welche während des Tages präsentiert wird. Wir bieten unterschiedliche, virtuelle Recruitingräume für Interviews, einem Kaffee mit Kollegen*innen oder zum Zurückziehen. Dadurch haben Kandidaten*innen mehr Pausen und Abwechslung und empfinden den Tag als kurzweilig und sehr angenehm.

Da aber ein virtuelles Kennenlernen nicht jedermanns Wunsch ist, reden wir auch hier von Anfang an ehrlich und offen mit unseren Kandidatinnen und Kandidaten und lassen ihnen die Wahl, ob sie den virtuellen Prozess durchlaufen wollen oder, ob wir uns in ein paar Monaten noch einmal treffen, wenn sich die Lage hoffentlich beruhigt hat. Entscheiden sie sich für den virtuellen Prozess, starten wir.

Die letzten 5 Wochen zeigen, dass der virtuelle Prozess für die Kandidaten*innen und auch für uns anders ist, aber nicht unbedingt schlechter und der transparente Umgang mit der aktuellen Situation sehr gut bei unseren Kandidatinnen und Kandidaten ankommt. Wir sind einfach wie immer: ehrlich, authentisch, locker und auf Augenhöhe mit den Kandidaten*innen – nur leider nicht mehr face to face.

Der erste Tag ist für neue Kollegen, egal auf welchem Level, immer etwas Besonderes. Auch dies ist aktuell nicht, wie bislang gewohnt, möglich. Wie gestaltet ihr euer Onboarding aktuell?

Unser Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag, nämlich genau mit der Vertragsunterschrift. Mit Grüßen des neuen Teams sowie ersten weiteren Kontaktpunkten u.a. auch dem zuständigen Recruiter bleiben wir nah an unseren neuen Mitarbeitern dran. Das hat sich auch jetzt nicht geändert.

Für unser „klassisches“ Onboarding on the job bringen wir jedem*r Kandidaten*in das Equipment vor dem ersten Arbeitstag nach Hause. Gleichzeitig bekommt er auch eine technische Anleitung für das Verbinden der Hardware, seinen Einarbeitungsplan und unser Remote Work Playbook, in dem wichtige Grundlagen für unser Zusammenarbeiten während dieser Zeit stehen. Z.B. mit welchen Tools wir arbeiten, wie Kollegen*innen erreicht werden können etc. Alle klassischen Einarbeitungstermine seitens HR und auch der Fachbereiche haben wir auf virtuelle Meetings umgestellt.

Den Anfang macht ein Call mit allen Newbies und einem HR-Mitarbeiter*in direkt am ersten Arbeitstag. Alle neuen Kollegen*innen können sich kennenlernen, erfahren erste organisatorische Abläufe und können Fragen stellen. Danach übernehmen die People Manager. Diese sind während der ersten Onboardingwochen noch näher an ihren Newbies als gewohnt und organisieren neben dem Onbordingplan viele virtuelle Kaffeetrinken mit dem Team aber auch wichtigen Ansprechpartnern*innen. Gerade durch das virtuelle Kennenlernen im eigenen Wohn- oder Arbeitszimmer lernt man seine neuen Kollegen*innen viel schneller sehr persönlich kennen. Das ist ein schöner Nebeneffekt. Zu guter Letzt hatten wir schon immer ein Buddy-Programm, was natürlich auch virtuell funktioniert, um sich in andere Units zu vernetzen.

Gibt es – sowohl aufs Recruiting als auch aufs Onboarding bezogen – Aspekte, die ihr auch nach überstandener Krise beibehaltet?

Ganz sicher, aber der persönliche Kontakt wird definitiv wieder einen zentralen Platz im Recruiting und Onboarding einnehmen. Aber wir sind durch den virtuellen Prozess natürlich viel flexibler, egal woher die Kandidatin oder der Kandidat kommt. Deshalb werden wir mit Sicherheit – sobald die Situation das wieder zulässt – mit den erworbenen Erfahrungen verstärkt auf internationaler Ebene für unseren Kölner Standort rekrutieren. Durch die Krise haben wir viele neue Prozesse im Unternehmen angestoßen und auch Remote Arbeiten wird einen festen Platz bei uns bekommen. Im Moment können wir das alles noch nicht vorhersagen, aber wir sind sehr offen und freuen uns auf die Veränderung und wie wir alle zukünftig zusammenarbeiten werden.

Weitere Best Practises zum Thema Remote Recruiting:

Ratepay – Franziska Köhler und Nadine Wortmeier
Parship – Monika Strotmann